En este apartado se van a comentar los procesos comunes entre las cuatro opciones. La explicación de los procesos específicos de cada opción se explican en el apartado correspondiente.

Las cuatro opciones que vamos a tratar son:

• Pedidos de Compra: Documento que refleja la demanda de artículos a un proveedor.
• Albaranes de Compra: Documento que refleja la entrada de artículos en nuestra empresa provenientes de un proceso de compra a un proveedor. La confección de un albarán de compra va a producir un aumento del stock en el almacén.
• Pedidos de Venta:  Confección de un documento que refleja la demanda de artículos por parte de un cliente a nuestra empresa.
• Albaranes de Venta : Documento que refleja la entrega de artículos por nuestra empresa a un cliente. Los albaranes de venta se convertirán posteriormente en facturas para proceder a su cobro.

Casi todas las operaciones pueden realizarse ayudados por el ratón, o directamente con el teclado a través de las teclas de acceso rápido. La barra de accesos directos tiene la misma función que en todas las demás pantallas: insertar o eliminar un documento, modificarlo, etc.

Además, estas ventanas dispone de una serie de botones específicos que permiten realizar operaciones concretas con los albaranes o pedidos, así como consultar o modificar datos complementarios. Los botones que son específicos de cada una de las cuatro opciones, son tratados en su apartado correspondiente.

Al entrar en cada una de las opciones aparece una tabla con todos los documentos disponibles. En esta ventana aparecen, en forma de lista,  todos los documentos en curso, pudiendo desplazarnos entre ellos de la forma habitual.

Al pulsar el botón de cambio de vista o con la tecla [ F7 ], podemos visualizar el documento seleccionado de forma completa a través de la vista en modo ficha.
En su ficha, estos documentos tienen dos partes diferenciadas, la parte superior o cabecera, y la parte inferior en forma de rejilla, donde se introducen las diferentes líneas de detalle de cada documento.

Vamos a tomar la ventana de entrada de Albaranes de Venta como ejemplo, y su aspecto es el siguiente.

En la parte superior de la ventana aparece el nombre del proceso en curso, y a su izquierda una fila de botones. Al situarnos con el ratón sobre cada uno de los iconos, aparece una pequeña etiqueta con la descripción de la funcionalidad del botón.
De los botones que aparecen, tres de ellos son comunes a las cuatro opciones que tratamos.

   Este botón da acceso a una ventana donde podemos filtrar los documentos que aparecen en la lista. La opción permite filtrar por fecha, código de cliente o proveedor, etc., de forma que al aceptar el filtro solo aparecen aquellos documentos que cumplen con la condición especificada.

   A través de este botón, también accedemos a una ventana donde se muestran una serie de datos complementarios del documento, como son el transportista, la divisa, el importe de los portes en el caso de que existan, etc. En el caso de que el documento se encuentre en estado de alta o modificación, va a ser posible modificar estos datos complementarios desde esta ventana.

   Pulsando este botón aparece una ventan con el detalle completo del importe del documento.

Por debajo de estos botones, la cabecera del documento contiene todos los datos identificativos de éste. Los datos que contiene la cabecera no van a ser los mismos para cada uno de los cuatro tipos de documento, aunque muchos de ellos siempre aparecen.
En la parte superior, la serie, el número de albarán o de documento y la fecha son constantes en los cuatro tipos. También aparece siempre la posibilidad de bloquear el documento.
Por debajo especificamos el código del cliente o proveedor según sea el caso, y algunos datos comerciales, como son descuentos y forma de pago.

En la parte inferior de la cabecera del documento y en el caso de que sea un documento de venta, aparece el nombre del representante al que se asigna la venta.
En los cuatro tipos de documento aparece finalmente el almacén sobre el que se deben anotar los movimientos de artículos que genere el documento.
También en la cabecera, aparece en todo momento una etiqueta donde se muestra el importe total del documento.
En la imagen siguiente se muestra el aspecto de la cabecera de un albarán de venta.

En la parte inferior de cada ficha, aparecen las líneas de detalle. Para actuar sobre las líneas utilizamos la barra de botones en disposición vertical que se encuentra a la izquierda de la ventana. A través de estos botones podemos insertar, eliminar o modificar las líneas de detalle.
El aspecto de las líneas es el siguiente.

Para cumplimentar las diferentes casillas que componen cada una de las líneas, nos desplazamos entre ellas con la tecla [ TAB ] ( la tecla tabulador está situada en la parte izquierda del teclado, sobre el bloqueo de mayúsculas ), tecleando en cada casilla el valor correspondiente.

Situados sobre la casilla del artículo, disponemos de la opción de consulta de Artículos pulsando la tecla [ F3 ]. También pulsando [ F3 ], pero situados sobre la casilla descripción, existe la posibilidad de ampliar la descripción del artículo a través de un pequeño procesador de textos.

Terminada la confección del documento debemos aceptar los cambios a través del botón correspondiente en la Barra de Accesos Directos.